ซื้อของไม่มีบิล จ้างคนไม่มีใบเสร็จ เอามาเป็นค่าใช้จ่ายได้ไหม
ซื้อของจากสำเพ็ง จ้างเด็กช่วยไลฟ์ ซื้อของจากจีน — ไม่มีใบเสร็จจะลงบัญชีได้ไหม รู้จักเอกสารทดแทนที่ใช้ได้จริงและวิธีทำให้ถูกต้อง
นี่คือปัญหาที่คนทำธุรกิจออนไลน์แทบทุกคนเจอ
- ซื้อของจากสำเพ็ง โบ๊เบ๊ — แม่ค้าไม่ออกบิล
- สั่งของจากจีน — ไม่มีเอกสารที่ใช้ได้
- จ้างเด็กช่วยแพ็กของรายวัน — เขาไม่มีอะไรให้
- จ้างคนตัดต่อคลิปผ่านไลน์ — โอนเงินแล้วจบ ปัญหาคือ นี่มักเป็นต้นทุนก้อนใหญ่ที่สุดของธุรกิจ และถ้าหักไม่ได้ กำไรทางภาษีจะพุ่งขึ้นทันที
หลักการที่ต้องเข้าใจก่อน
ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารใดๆ เลย นำมาหักภาษีไม่ได้
นี่คือกฎที่ไม่มีข้อยกเว้น การโอนเงินอย่างเดียวไม่พอ เพราะสลิปโอนบอกได้แค่ว่า "มีเงินออกไป" แต่ไม่ได้บอกว่า "จ่ายให้ใคร เพื่ออะไร"
แต่ข่าวดีคือ — เอกสารไม่จำเป็นต้องเป็นใบเสร็จจากผู้ขายเสมอไป
เอกสารที่คุณสร้างขึ้นเองได้
ในทางปฏิบัติมีเอกสารหลายแบบที่ผู้จ่ายเงินจัดทำขึ้นเองเพื่อประกอบรายจ่ายได้ เช่น
1. ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อจ่ายเงินให้บุคคลที่ไม่สามารถออกใบเสร็จได้ โดยให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อรับเงิน
2. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่ยอมออกหลักฐาน หรือไม่สามารถขอหลักฐานได้ โดยผู้จ่ายเงินเป็นผู้จัดทำและรับรอง
3. ใบสำคัญจ่าย เอกสารภายในที่ใช้ควบคุมและอนุมัติการจ่ายเงิน
ข้อมูลที่ต้องมีให้ครบ
ไม่ว่าจะใช้เอกสารแบบไหน สิ่งที่ต้องระบุให้ครบคือ
- วันที่จ่ายเงิน
- ชื่อ–ที่อยู่ และเลขประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
- รายละเอียดว่าจ่ายค่าอะไร
- จำนวนเงิน
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
- ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน ข้อที่คนมักตกหล่นที่สุดคือ เลขบัตรประชาชนของผู้รับเงิน — ซึ่งเป็นข้อที่ทำให้เอกสารใช้ไม่ได้เมื่อถูกตรวจสอบ
กฎเหล็ก: ต้องทำ ณ วันที่จ่ายเงิน
นี่คือจุดที่ทำให้คนพลาดมากที่สุด
หลายคนคิดว่า "เดี๋ยวสิ้นปีค่อยทำย้อนหลัง" — แต่พอถึงเวลาจริง คนที่คุณจ้างเมื่อ 8 เดือนก่อนติดต่อไม่ได้แล้ว ไม่มีใครยอมมาเซ็นย้อนหลัง และไม่มีใครจำได้ว่าจ่ายไปเท่าไหร่
ทางออกที่ใช้ได้จริง: ทำเป็นแบบฟอร์มไว้ล่วงหน้า พิมพ์เก็บไว้ปึกหนึ่ง หรือทำเป็นไฟล์ในมือถือ แล้วให้เซ็นทันทีตอนจ่ายเงิน ใช้เวลาแค่ 2 นาที
กรณีเฉพาะที่พบบ่อย
ซื้อของจากตลาดขายส่ง พยายามขอใบเสร็จก่อนเสมอ ร้านใหญ่หลายร้านออกให้ได้ถ้าขอ ถ้าไม่ได้จริงๆ จึงใช้เอกสารทดแทน พร้อมเก็บหลักฐานประกอบ เช่น สลิปโอน รูปสินค้า รายการสั่งซื้อ
สั่งของจากต่างประเทศ เก็บเอกสารการนำเข้า ใบขนสินค้า และหลักฐานการชำระเงินให้ครบ กรณีนี้มีประเด็นเรื่องภาษีนำเข้าและ VAT เพิ่มเติมที่ควรปรึกษาผู้ทำบัญชี
จ้างคนช่วยงานรายวัน / รายชิ้น นอกจากเอกสารรับเงินแล้ว ควรพิจารณาเรื่องหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย และประกันสังคมด้วย ขึ้นกับลักษณะการจ้าง ซึ่งเป็นเรื่องที่ควรวางระบบให้ถูกตั้งแต่ต้น
สิ่งที่ห้ามทำเด็ดขาด
ห้ามซื้อใบกำกับภาษีปลอม หรือใช้เอกสารที่ไม่ตรงกับความจริง
ความผิดเรื่องเอกสารเท็จมีโทษหนักกว่าการหักค่าใช้จ่ายไม่ได้มาก และเป็นความผิดที่มีโทษทางอาญา
การยอมหักค่าใช้จ่ายไม่ได้ในปีนี้ แล้ววางระบบให้ถูกตั้งแต่ปีหน้า เป็นทางที่ปลอดภัยกว่าเสมอ
มีค่าใช้จ่ายจริงแต่ไม่มีเอกสาร?เราวางระบบให้ลูกค้าสร้างเอกสารทดแทนจากสลิปโอนได้ตั้งแต่วันที่จ่ายเงิน ไม่ต้องมาไล่ทำย้อนหลัง — คุยกับผู้สอบบัญชีฟรี 30 นาทีLINE: @accountizer
คำถามที่พบบ่อย
- ถ้าจ่ายเงินสด ไม่มีสลิปโอน ทำยังไง
- จะยิ่งยากขึ้น เพราะไม่มีร่องรอยการจ่ายเงินเลย คำแนะนำคือเปลี่ยนมาโอนแทนเงินสดให้มากที่สุด แม้จะจ่ายให้คนที่ไม่มีบิล เพราะอย่างน้อยจะมีหลักฐานว่าเงินออกไปจริง
- เอกสารที่ทำเอง สรรพากรยอมรับแน่นอนไหม
- เอกสารที่จัดทำถูกต้องครบถ้วนใช้ประกอบรายจ่ายได้ แต่ในทางปฏิบัติ เจ้าหน้าที่จะพิจารณาความสมเหตุสมผลประกอบด้วย เช่น รายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับกิจการจริงหรือไม่ จำนวนสมเหตุสมผลหรือไม่ ยิ่งมีหลักฐานประกอบมาก ยิ่งมั่นคง
- บุคคลธรรมดาที่หักเหมา ต้องเก็บเอกสารไหม
- หากเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา จะไม่ได้ใช้เอกสารรายจ่ายในการคำนวณ แต่ยังควรเก็บไว้ เพราะบางปีการหักตามจริงอาจคุ้มกว่า และเอกสารยังจำเป็นสำหรับการพิสูจน์ที่มาของเงิน