ซื้อของไม่มีบิล จ้างคนไม่มีใบเสร็จ เอามาเป็นค่าใช้จ่ายได้ไหม

นี่คือปัญหาที่คนทำธุรกิจออนไลน์แทบทุกคนเจอ

• ซื้อของจากสำเพ็ง โบ๊เบ๊ — แม่ค้าไม่ออกบิล
• สั่งของจากจีน — ไม่มีเอกสารที่ใช้ได้
• จ้างเด็กช่วยแพ็กของรายวัน — เขาไม่มีอะไรให้
• จ้างคนตัดต่อคลิปผ่าน LINE — โอนเงินแล้วจบ ปัญหาคือ นี่มักเป็นต้นทุนก้อนใหญ่ที่สุดของธุรกิจ และถ้าหักไม่ได้ กำไรทางภาษีจะพุ่งขึ้นทันที
  

หลักการที่ต้องเข้าใจก่อน

ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารใดๆ เลย นำมาหักภาษีไม่ได้ นี่คือหลักทั่วไป (สำหรับบริษัท รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" ตามมาตรา 65 ตรี (18) ส่วนบุคคลธรรมดาที่เลือกหักตามจริงต้องมีหลักฐานตามหลักเกณฑ์การหักค่าใช้จ่าย) การโอนเงินอย่างเดียวไม่พอ เพราะสลิปโอนบอกได้แค่ว่า "มีเงินออกไป" แต่ไม่ได้บอกว่า "จ่ายให้ใคร เพื่ออะไร" แต่ข่าวดีคือ — เอกสารไม่จำเป็นต้องเป็นใบเสร็จจากผู้ขายเสมอไป

เอกสารทดแทนที่ผู้จ่ายเงินจัดทำได้ (เมื่อจ่ายจริงแต่ไม่ได้ใบเสร็จ)

ในทางปฏิบัติมีเอกสารหลายแบบที่ผู้จ่ายเงินจัดทำขึ้นเองเพื่อประกอบรายจ่ายได้ เช่น

1. ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อจ่ายเงินให้บุคคลที่ไม่สามารถออกใบเสร็จได้ โดยให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อรับเงิน

2. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่ยอมออกหลักฐาน หรือไม่สามารถขอหลักฐานได้ โดยผู้จ่ายเงินเป็นผู้จัดทำและรับรอง

3. ใบสำคัญจ่าย เอกสารภายในที่ใช้ควบคุมและอนุมัติการจ่ายเงิน

ข้อมูลที่ต้องมีให้ครบ

สำหรับใบสำคัญรับเงิน สิ่งที่ต้องระบุให้ครบคือ

• วันที่จ่ายเงิน
• ชื่อ–ที่อยู่ และเลขประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
• รายละเอียดว่าจ่ายค่าอะไร
• จำนวนเงิน
• ลายมือชื่อผู้รับเงิน
• ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน

ส่วนใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ผู้จ่ายเงินเป็นผู้ลงนามรับรองเอง (ไม่มีลายมือชื่อผู้รับเงิน) และควรให้ผู้มีอำนาจอนุมัติลงนามด้วย

ข้อที่คนมักตกหล่นที่สุดคือ เลขบัตรประชาชนของผู้รับเงิน — ซึ่งเป็นข้อที่ทำให้เอกสารถูกโต้แย้งได้ง่ายเมื่อถูกตรวจสอบ

กฎเหล็ก: ต้องทำ ณ วันที่จ่ายเงิน

นี่คือจุดที่ทำให้คนพลาดมากที่สุด

หลายคนคิดว่า "เดี๋ยวสิ้นปีค่อยทำย้อนหลัง" — แต่พอถึงเวลาจริง คนที่คุณจ้างเมื่อ 8 เดือนก่อนติดต่อไม่ได้แล้ว ไม่มีใครจำได้ว่าจ่ายไปเท่าไหร่ และเอกสารที่ทำห่างจากวันจ่ายจริงจะน่าเชื่อถือน้อยลงมาก

ทางออกที่ใช้ได้จริง: ทำเป็นแบบฟอร์มไว้ล่วงหน้า พิมพ์เก็บไว้ปึกหนึ่ง หรือทำเป็นไฟล์ในมือถือ แล้วให้เซ็นทันทีตอนจ่ายเงิน ใช้เวลาแค่ 2 นาที

กรณีเฉพาะที่พบบ่อย

ซื้อของจากตลาดขายส่ง พยายามขอใบเสร็จก่อนเสมอ ร้านใหญ่หลายร้านออกให้ได้ถ้าขอ ถ้าไม่ได้จริงๆ จึงใช้เอกสารทดแทน พร้อมเก็บหลักฐานประกอบ เช่น สลิปโอน รูปสินค้า รายการสั่งซื้อ

สั่งของจากต่างประเทศ เก็บเอกสารการนำเข้า ใบขนสินค้า และหลักฐานการชำระเงินให้ครบ กรณีนี้มีประเด็นเรื่องภาษีนำเข้าและ VAT เพิ่มเติมที่ควรปรึกษา CPA

จ้างคนช่วยงานรายวัน / รายชิ้น นอกจากเอกสารรับเงินแล้ว ควรพิจารณาเรื่องหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย (มาตรา 50) และประกันสังคม (นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนต้องขึ้นทะเบียนภายใน 30 วัน) ด้วย ขึ้นกับลักษณะการจ้าง ซึ่งเป็นเรื่องที่ควรวางระบบให้ถูกตั้งแต่ต้น

สิ่งที่ห้ามทำเด็ดขาด

ห้ามซื้อใบกำกับภาษีปลอม หรือใช้เอกสารที่ไม่ตรงกับความจริง

ความผิดเรื่องเอกสารเท็จมีโทษหนักกว่าการหักค่าใช้จ่ายไม่ได้มาก และเป็นความผิดที่มีโทษทางอาญา

การยอมหักค่าใช้จ่ายไม่ได้ในปีนี้ แล้ววางระบบให้ถูกตั้งแต่ปีหน้า เป็นทางที่ปลอดภัยกว่าเสมอ

แหล่งอ้างอิง

• ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี รายจ่ายต้องห้าม — กรมสรรพากร
• การหักค่าใช้จ่ายของเงินได้แต่ละประเภท (หักเหมา/หักตามจริง) — กรมสรรพากร
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 50 หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย — กรมสรรพากร
• สำนักงานประกันสังคม — การขึ้นทะเบียนนายจ้างและผู้ประกันตน

ข้อมูลในบทความนี้อ้างอิงหลักเกณฑ์ ณ ตุลาคม 2569 เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะราย การพิจารณาที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี

มีค่าใช้จ่ายจริงแต่ไม่มีเอกสาร?เราวางระบบให้ลูกค้าจัดทำใบสำคัญรับเงินหรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน พร้อมแนบสลิปโอน ณ วันที่จ่ายจริง ไม่ต้องมาไล่ทำย้อนหลัง — คุยกับ CPA ฟรี 30 นาทีLINE: @accountizer